Datenschutzerklärung
Stand: 18.10.2026
Diese Erklärung gilt für das interne Firmenportal unter antonnuding.de. Sie erklärt in einfachen Worten, welche Daten das Portal verarbeitet, warum, wie lange und welche Rechte Sie haben.
1. Verantwortlicher
Schlüsseldienst Nuding, Inhaber Anton Nuding
Falltorstraße 7A, 51429 Bergisch Gladbach
Telefon: 02204 7063702
E-Mail: email@schluesseldienst-nuding.de
Siehe auch das Impressum.
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil dafür keine gesetzliche Pflicht besteht. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an die oben genannte Adresse.
2. Wofür das Portal da ist
Das Portal ist der gemeinsame, geschützte Zugang für den Inhaber und die Mitarbeiter zu den Programmen des Unternehmens: Vermietung, Übergabe, Rechnungen und Unterschriften. Sie melden sich einmal an und erreichen alle Programme, für die Ihr Konto freigegeben ist. Kunden und Gäste nutzen das Portal nicht. Die Datenverarbeitung in den einzelnen Programmen (Kunden, Gäste) ist in der Datenschutzerklärung der Website beschrieben.
3. Welche Daten verarbeitet werden
3.1 Kontodaten
E-Mail-Adresse, Name, Passwort (nur als Hash nach dem Verfahren scrypt, nie im Klartext und nicht umkehrbar), Rechte je Programm (auch für die Einnahmen und ob die Monatsübersicht per E-Mail kommt) und Admin-Recht, Zustand des Kontos (aktiv oder deaktiviert), Zeitpunkt der Anlage und der letzten Anmeldung, Zähler für Fehlversuche und gegebenenfalls das Ende einer Sperre.
3.1a Einstellung „Hintergrund“
Wählen Sie unter „Mein Konto“ einen Hintergrund, speichert das Portal dessen Kennung (zum Beispiel „ozean“) bei Ihrem Konto. Das geschieht nur auf Ihre ausdrückliche Wahl. Die Einstellung bleibt, solange das Konto besteht, und wird mit dem Konto gelöscht.
3.2 Sitzungsdaten
Nach der Anmeldung legt das Portal auf dem Server eine Sitzung an: eine zufällige Kennung (auf dem Server nur als Hash gespeichert), ein Formular-Token, Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Nutzung, Ablaufzeit, ob „Angemeldet bleiben“ gewählt wurde, und ob das Gerät im Kundenmodus gesperrt ist (samt Zähler für Fehlversuche beim Entsperren). Die Sitzung gehört zu Ihrem Konto; Ihre IP-Adresse wird darin nicht gespeichert.
3.3 Anmeldeschutz
Damit niemand Passwörter durchprobieren kann, zählt das Portal Anmelde- und „Passwort vergessen“-Versuche. Dafür wird nicht die IP-Adresse selbst gespeichert, sondern ein Pseudonym: ein mit einem geheimen Schlüssel des Servers berechneter Hash der IP-Adresse (bei IPv6 vorher auf das Netz /64 gekürzt), dazu der Zeitraum und die Zahl der Versuche. Ebenso gezählt werden Versuche je E-Mail-Adresse (als Hash) und je bekanntem Gerät (als Hash der Gerätekennung). Die IP-Adresse selbst ist nur während der Anfrage im Arbeitsspeicher. Ohne den geheimen Schlüssel lässt sich aus den gespeicherten Werten keine Adresse zurückrechnen.
3.4 Änderungsprotokoll der Benutzerverwaltung
Jede Änderung an Konten wird protokolliert: Zeitpunkt, wer die Änderung vorgenommen hat (E-Mail-Adresse oder „Kommandozeile“ bzw. „System“), welches Konto betroffen ist (E-Mail-Adresse) und was geschehen ist (zum Beispiel „Konto angelegt“, „Rechte geändert“, „Konto deaktiviert“, „Konto endgültig gelöscht“, „Anmeldung gebremst“). Passwörter und Links stehen nie im Protokoll. Das Protokoll dient der Nachvollziehbarkeit und der Sicherheit.
3.5 Einladungs- und Passwort-Links
Zum Festlegen oder Zurücksetzen des Passworts erzeugt das Portal einen einmaligen Link. Gespeichert wird nur dessen Hash und die Gültigkeitsdauer; der Link selbst steht nur in der E-Mail bzw. wird dem Admin einmal angezeigt.
3.6 E-Mail-Versand
Einladungen und Links zum Zurücksetzen des Passworts verschickt das Portal über das Postfach rechnung@antonnuding.de bei netcup GmbH. Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name (falls hinterlegt) und der Link übertragen (verschlüsselt per SSL).
Ist für Ihr Konto „Monatsübersicht per E-Mail“ eingeschaltet (nur zusammen mit dem Recht „Einnahmen“), schickt das Portal am 1. jedes Monats über dasselbe Postfach eine Übersicht der Einnahmen der Ferienwohnungen an Ihre E-Mail-Adresse, mit Ihrem Vornamen in der Anrede. Sie enthält nur Summen je Unterkunft, keine Daten von Gästen. Ein Admin schaltet sie in der Benutzerverwaltung aus.
3.7 Cookies
Das Portal setzt technisch notwendige Cookies. Sie sind für den Betrieb unbedingt erforderlich (Anmeldung, Schutz der Formulare, Meldungen). Dazu kommt ein Cookie für den von Ihnen ausdrücklich gewählten Hintergrund (__Host-portal_hintergrund): Er enthält nur die Kennung des Hintergrunds, wird erst gesetzt, wenn Sie sich anmelden oder auf der Seite „Mein Konto“ einen Hintergrund speichern, und dient allein dazu, dass die Anmeldeseite auf Ihrem Gerät denselben Hintergrund zeigt. Für beide Arten ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung nötig (unbedingt erforderlich bzw. ausdrücklich gewünschter Dienst), und es gibt kein Cookie-Banner. Es gibt keine Tracking- oder Analyse-Cookies. Alle Cookies sind „HttpOnly“ und „SameSite=Lax“, unter https außerdem „Secure“.
| Name | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
__Host-portal_sitzung | hält Sie angemeldet (zufällige Kennung der Sitzung) | bis zum Schließen des Browsers, bei „Angemeldet bleiben“ 30 Tage |
__Host-portal_formular | schützt die Formulare vor Anmeldung gegen Fälschung (Formular-Token) | bis zum Schließen des Browsers |
__Host-portal_geraet | erkennt Ihr Gerät nach erfolgreicher Anmeldung, damit Dritte Sie durch Fehlversuche nicht aussperren können | 180 Tage |
__Host-portal_hinweis | zeigt eine Meldung nach einer Aktion einmal an (z. B. „Sie sind abgemeldet“) | bis zum Schließen des Browsers, wird nach dem Anzeigen gelöscht |
__Host-portal_hintergrund | merkt sich den von Ihnen gewählten Hintergrund, damit auch die Anmeldeseite auf diesem Gerät ihn zeigt (nur die Kennung des Hintergrunds, keine Person) | 365 Tage |
Das Portal lädt keine externen Inhalte: keine externen Schriftarten, keine Content-Delivery-Netzwerke, keine eingebetteten Dienste Dritter. Alle Dateien (Stil, Skripte, Hintergrund) kommen vom Server des Portals selbst; deshalb wird dabei keine Verbindung zu Dritten aufgebaut.
3.8 Server-Protokolle
Der Webserver (Caddy) und die Anwendung im Container laufen auf dem Server bei netcup GmbH. Die Anwendung selbst schreibt kein Zugriffsprotokoll; aufgerufene Adressen und Links werden nicht mitgeschrieben. Im Protokoll der Anwendung stehen nur Starts und technische Fehler (ohne Passwörter, Links und Eingaben). Dieses Protokoll führt Docker in höchstens drei Dateien zu je 10 MB; ältere Einträge werden automatisch überschrieben.
Der vorgeschaltete Webserver (Caddy) verarbeitet technisch bedingt Verbindungsdaten (insbesondere die IP-Adresse), um Anfragen auszuliefern. Wir verwenden sie nur zur Auslieferung, zur Abwehr von Angriffen und zur Fehlersuche.
4. Hosting
Das Portal läuft auf einem Server der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe. Der Server steht in Deutschland. Mit netcup GmbH besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Das Postfach für den E-Mail-Versand liegt ebenfalls dort.
5. Weitergabe an die angebundenen Programme
Ruft ein Programm (Vermietung, Übergabe, Rechnungen) das Portal auf, prüft das Portal Ihre Anmeldung und teilt dem Programm signierte Anmeldeangaben mit: Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Rolle im Programm, eine öffentliche Kennung der Sitzung (nicht das Cookie), ob der Kundenmodus aktiv ist, sowie Zeitpunkt und Signatur. Das geschieht innerhalb desselben Servers. Das Cookie des Portals bekommen die Programme nicht. Die Kachel „Unterschriften“ führt zu einem eigenen Dienst mit eigener Anmeldung; das Portal übergibt dorthin keine Daten. Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.
6. Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Die Verarbeitung ist erforderlich, damit Beschäftigte und der Inhaber ihre Arbeitsmittel nutzen können (Durchführung des Arbeits- bzw. Vertragsverhältnisses; Zugang zu den Programmen). Für Beschäftigte gelten ergänzend die Vorschriften zum Beschäftigtendatenschutz (Art. 88 DSGVO in Verbindung mit dem nationalen Recht).
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Rechtliche Pflichten, insbesondere die Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 DSGVO) und Nachweispflichten.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Portals und am Schutz vor Missbrauch (Anmeldeschutz, Änderungsprotokoll, Server-Logs).
- § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG für den Zugriff auf Ihr Endgerät durch die technisch notwendigen Cookies und das Cookie für den von Ihnen ausdrücklich gewählten Hintergrund.
7. Speicherdauer
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Kontodaten | Solange das Konto besteht. Ein deaktiviertes Konto kann ein Admin endgültig löschen; dann werden Konto, Sitzungen und offene Links sofort gelöscht (siehe Abschnitt 8). |
| Sitzungen | Ohne „Angemeldet bleiben“ endet die Sitzung nach 12 Stunden ohne Nutzung, mit „Angemeldet bleiben“ nach 30 Tagen ohne Nutzung; in jedem Fall spätestens 30 Tage nach der Anmeldung. Sie wird sofort gelöscht beim Abmelden, beim Deaktivieren oder Löschen des Kontos und bei einer Passwortänderung. Abgelaufene Sitzungen werden beim Start des Portals und bei Anmeldeversuchen entfernt. |
| Zähler des Anmeldeschutzes | Je Zeitfenster (15 Minuten bei Anmeldungen, 60 Minuten bei „Passwort vergessen“). Zähler abgelaufener Fenster werden beim Start des Portals und bei Anmeldeversuchen gelöscht. |
| Einladungs- und Passwort-Links | Gültig 48 Stunden (Einladung und vom Admin erzeugte Links) bzw. 2 Stunden („Passwort vergessen“) und nur einmal. Nach dem Einlösen, bei einem neuen Link, beim Deaktivieren und beim Löschen des Kontos wird der Hash entfernt. |
| Änderungsprotokoll | Die Einträge werden derzeit nicht automatisch gelöscht, sondern zur Nachvollziehbarkeit und als Nachweis aufbewahrt. Das gilt auch nach dem endgültigen Löschen eines Kontos: Der Eintrag „Konto endgültig gelöscht“ mit der E-Mail-Adresse des gelöschten Kontos und des handelnden Admins bleibt bestehen. Auf Verlangen prüfen wir, ob ältere Einträge gelöscht werden können (Art. 17 DSGVO). |
| Einstellung „Hintergrund“ | Solange das Konto besteht; im Cookie 365 Tage (Abschnitt 3.7). |
| Cookies | Siehe Tabelle in Abschnitt 3.7. |
| Protokoll der Anwendung | Höchstens drei Dateien zu je 10 MB, danach wird überschrieben. |
| Sicherungskopien | Die Datenbank wird täglich gesichert; Sicherungen werden 14 Tage aufbewahrt. Gelöschte Daten können deshalb noch bis zu 14 Tage in einer Sicherung stehen. |
| E-Mails | Aufbewahrung im Postfach nach den Regeln des Postfachs bei netcup GmbH. |
8. Löschung von Konten
Scheidet eine Person aus oder wird kein Zugang mehr gebraucht, deaktiviert ein Admin das Konto. Danach kann er es endgültig löschen. Gelöscht werden das Konto mit allen Kontodaten, alle Sitzungen und offene Links. Im Änderungsprotokoll bleibt vermerkt, wer das Konto wann gelöscht hat und welche E-Mail-Adresse es betraf (Nachvollziehbarkeit, berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Einträge in den angebundenen Programmen (zum Beispiel, wer einen Vertrag unterschrieben hat) bleiben dort als Nachweis erhalten. Ohne Konto kann sich danach niemand mehr anmelden.
9. Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
- Löschung (Art. 17)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
- Mitteilung an Empfänger über Berichtigung, Löschung oder Einschränkung (Art. 19)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20)
- Widerspruch (Art. 21)
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten, die wir auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) stützen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die Adresse in Abschnitt 1.
10. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist für uns:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de
11. Weitere Hinweise
- Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Es findet keine automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO statt. Die Sperre nach Fehlversuchen ist eine Sicherheitsmaßnahme ohne Bewertung Ihrer Person; ein Admin kann sie aufheben.
- Verschlüsselung: Die Übertragung zwischen Ihrem Gerät und dem Portal ist per SSL/TLS (https) verschlüsselt.
- Pflicht zur Bereitstellung: Ohne Ihre Kontodaten (E-Mail-Adresse und Passwort) können wir Ihnen keinen Zugang zum Portal und zu den Programmen geben.
- Drittländer: Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.